Свежее аппетитное решение! Бизнес-ланч всего за 250 рублей, включая доставку!
Вкусный домашний обед на вашем офисном столе! Доставим горячим в любой район!

Успешный выездной ресторанный бизнес

ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОНТРАКТА

ЗАЩИТА ОТ АННУЛИРОВАНИЯ ЗАКАЗА
Чтобы получить заказ, необходимо грамотно осуществлять маркетинг и сбыт. Многие потенциальные клиенты, прежде чем остановиться на вашей фирме (точнее, на вашей кандидатуре), знакомятся с пятью-шестью аналогичными компаниями. Если отвергли их и брали именно вас, значит, вы смогли предложить нечто такое, чего не могли предложить другие, и к тому же вам удалось произвести на клиента благоприятное впечатление.
Казалось бы, надо устроить по этому поводу праздник. Но подождите, радоваться рано. После внесения задатка, как правило, сделки отменяют редко, однако бывает и такое. В моей практике был случай, когда мы договорились с молодой женщиной встретиться у нее дома, чтобы обсудить прием по случаю ее бракосочетания. Когда я приехал, чтобы обсудить детали, женщина была еще на работе. Ее жених сказал, что она задерживается, но он готов выслушать мои предложения.

Мы разговаривали в течение часа. Наше предложение произвело на него впечатление. Мы выбрали меню, которое соответствовало их потребностям и бюджету, и молодой человек выписал мне чек в размере 50% от предполагаемого счета. Свадьба планировалась через два месяца. Я отметил эту дату шариковой ручкой в своем календаре, но, как оказалось, поспешил. Когда невеста вернулась домой, она пришла в ярость, что обсуждение меню и прочих деталей произошло без нее. На следующее утро она мне позвонила и потребовала вернуть задаток. Она отменила сделку без объяснения причин.

Всегда требуйте задаток

Как только покупатель остановился на вашей кандидатуре в качестве поставщика кейтеринг-услуг и стал клиентом, все торги прекращаются. Отныне вы находитесь по одну сторону баррикад и боретесь за общее дело — успешную организацию мероприятия. Все сомнения и недоверие остались позади. Как только клиент решился нанять именно вас, следует произнести что-нибудь ободряющее вроде: «Вы сделали правильный выбор, миссис Пэт. Мы превратим свадьбу вашей дочери в незабываемое торжество!» И теперь, если миссис Пэт еще не предложила задаток, самое время напомнить о нем.

Среди поставщиков кейтеринг-услуг отсутствует единая политика в отношении задатка. Некоторые желают получить одну треть при оформлении заказа, одну треть за месяц до мероприятия и остаток — в день торжества. Другие предпочитают получить номинальную сумму (около 10%) при оформлении, затем половину от предполагаемого общего счета (за вычетом задатка) за месяц до торжества и остаток опять же в день проведения мероприятия. Это наиболее распространенные схемы. Если торжество планируется через пять-шесть недель после заказа, просите половину суммы. При заблаговременном заказе просите 10% или хотя бы 100 долларов, чтобы зарезервировать дату. Напомните, что остаток 50%-ного задатка вы потребуете за месяц до мероприятия. Не забудьте при подсчетах учесть расходы на аренду, налоги, чаевые, а также расходы и плату за услуги субподрядчиков.

Некоторые кейтерье охотно возвращают всю сумму задатка, если клиент отменяет заказ хотя бы за месяц до планируемого события. Это разумная политика. Вы можете использовать этот момент в качестве коммерческого аргумента в случае, если клиент находится в процессе принятия решения. Таким образом он будет знать, что дверь остается открытой и он может уйти к другому. Но на практике это происходит редко. В моей фирме, где гарантируется 100%-ный возврат задатка, такое случается раз в два-три года.

Брать задаток следует у всех, за исключением разве что постоянных корпоративных клиентов. Если задаток не выплачен, сделка остается под угрозой срыва буквально до последней минуты. Когда мы только разворачивали бизнес, мы приняли заказ на обслуживание вечеринки на 40 персон по случаю окончания колледжа. Мы не настояли на выплате задатка. И конечно же, нам позвонили за неделю и сказали, что вечеринку придется отложить из-за болезни одного из членов семьи. Если бы мы настояли на уплате задатка, вечеринка состоялась бы вопреки всем обстоятельствам. Мы получили урок — никогда не резервировать дату без уплаты задатка.

Отмены могут происходить в связи с самыми различными непредвиденными обстоятельствами. Однако гораздо чаще причины носят сомнительный характер, и в таких случаях угроза потери задатка сильно влияет на принятие окончательного решения. Если задаток внесен, то, даже если сломался компьютер и все должны срочно ликвидировать аварию, или из-за торнадо в Техасе откладывается прибытие важных гостей, или скончался любимый хозяйский кот, мероприятие в любом случае состоится. Если клиент ничем не рискует, он рассуждает примерно так: «Отложим вечеринку до лучших времен, а поставщик обойдется». Задаток необходим для покрытия затрат, которые вы уже произвели.

После того как вы получили задаток, можно попросить у клиента коммерческие предложения, полученные им от ваших конкурентов. Клиенту они теперь не нужны, и, скорее всего, он их просто выбросит в мусорную корзину. Для вас же эта информация бесценна. Вам следует знать, что предлагают конкуренты и как выглядит ваше меню по сравнению с другими. Предложите клиенту что-нибудь в обмен на бланки коммерческих предложений, пусть это будет бесплатный кофе для гостей или замена одноразовой посуды фарфором. Предлагайте то, что будет стоить вам сущие пустяки, но придаст мероприятию дополнительный шарм. Это та ситуация, когда обе стороны в выигрыше.
Некоторые могут счесть вашу просьбу неэтичной. В этом случае переведите разговор на другую тему. Кто-то, наоборот, будет восхищен тем, как ловко вы пытаетесь разведать информацию о конкурентах, и охотно согласится помочь.

Традиционно кейтерье берут задаток в размере 30-50% от предполагаемой общей суммы.

Всегда подтверждайте свое согласие
Как только вы получите задаток, подтвердите письмом свое согласие на проведение мероприятия. В письме излагаются все детали, указываются цены, отмечается все, что предоставляется вами и что — хозяевами. Это следует делать, если такой информации не было в официальном коммерческом предложении. Если вы общаетесь с клиентом посредством электронной почты или факса, отправьте письмо-подтверждение обычной почтой. Подчеркните, что вам необходимо знать количество гостей или хотя бы гарантированное минимальное число приглашенных, по меньшей мере, за пять дней до мероприятия. За два-три дня до начала еще возможны небольшие изменения в количестве гостей, но значительные коррективы (более 5%) повлекут за собой дополнительные расходы, размер которых зависит от конкретной ситуации. Как правило, кейтерье начисляют к стоимости блюд и обслуживания одного клиента доплату в размере 15% за каждого нового гостя. Объясните, что это делается в целях покрытия дополнительных расходов, поскольку вам придется докупать какие-то продукты по розничным ценам.

Для большинства мероприятий важно письменно зафиксировать ваши договоренности с клиентом по поводу меню, цен, типа обслуживания. Однако при обслуживании традиционных корпоративных мероприятий типа завтраков, ланчей и обедов можно обойтись без соглашений на бумаге. Зачастую, когда предстоит небольшое мероприятие по заказу частного лица, достаточно подтвердить сделку по телефону или по электронной почте. Оформить ее письменно можно одним из следующих способов:
а) Вы пишете простое письмо-подтверждение и отсылаете его клиенту в двух экземплярах. Одну из копий клиент подписывает и возвращает вам.
б) Вы и ваш клиент подписываете контракт, в котором разъясняются все юридические аспекты. Каждый из вас получает копию

Заключение контракта порой необходимо, но бывает достаточно и залога от клиента, а также вашего письма-подтверждения. контракта, лично подписанную обеими сторонами. В дополнение к контракту составляется письмо или заполняется стандартный бланк заказа, где указаны все детали мероприятия. В примере 7 приводится образец типичного контракта и стандартных бланков заказов.

Во время обсуждения мероприятия с клиентом вы должны определить следующее:
а) Меню. Оговорите меню как можно подробнее, но позаботьтесь о том, чтобы у вас была некоторая свобода выбора в принятии решений. Если предполагается прием, следует точно определиться с названиями продуктов, поскольку вы будете рассчитывать стоимость еды на одного человека или общую стоимость, исходя из определенного меню. Если планируется полноценный обед, решите, что вы будете готовить в качестве главного блюда, что подадите на гарнир и каковы будут первое блюдо и десерт. Если предполагаются блюда из сезонных продуктов, заранее обсудите наименования фруктов и овощей, но сохраните за собой право на замену в соответствии с ассортиментом, внешним видом, качеством продукции и, конечно же, ценой. Как правило, клиенты не возражают и доверяют окончательный выбор вашему шеф-повару. Однако попадаются и весьма привередливые, которые настаивают на конкретных продуктах: «Я хочу, чтобы в меню была цветная капуста, потому что ее любит мой муж, а еще стручковая фасоль, которую обожает наша почетная гостья, тетушка Мейбл». Соглашайтесь с такими требованиями, если они легко выполнимы. Но если клиент настаивает на пюре из шпината, нельзя уступать. Объясните, что это блюдо от вашего шеф-повара несомненно понравится его почетному гостю, однако вряд ли вызовет энтузиазм у остальных. Предложите заменить шпинат другими, более приемлемыми для широкой публики овощами.


б) Дата торжества.

в) Место проведения мероприятия.

г) Расчет мероприятия по времени. Вы должны знать, к которому часу прибудут гости; когда подавать блюда и напитки и когда закончится мероприятие.

д) Приблизительное число гостей. Клиент должен знать последний срок, когда он может сообщить вам гарантированное минимальное количество гостей. Также проинформируйте клиента о вашей политике в отношении изменения количества гостей в последнюю минуту.

е) Тип обслуживания. Будет это полное комплексное обслуживание, самообслуживание или сочетание этих видов? Сообщите клиенту стоимость каждого вида.

ж) Аренда и прокат. Обговорите, что будет использоваться: фарфор, стекло, серебро или одноразовая посуда? Также обсудите, нужно ли брать напрокат столовое белье, столы, стулья и пр. Сообщите клиенту точную стоимость аренды или проката каждого наименования.
Даже если фирма проката делает вам скидку, убедитесь, что цена, которую вы назначаете, покрывает ваши расходы и дополнительное время, которое придется потратить на то, чтобы привезти эти вещи. Фирма проката может назначить плату за вывоз и доставку. Возможно, вам также придется платить за сломанные и утерянные предметы, поскольку весьма сложно обязать клиента выплачивать ущерб, если он небольшой, например несколько разбитых стаканов. Вам потребуются дополнительные помощники, которые ополоснут фарфор, стекло, серебро и упакуют их для отправки обратно после окончания мероприятия. С одноразовой посудой вы можете сэкономить на оплате услуг персонала. Включите стоимость дополнительных услуг в расходы на аренду оборудования, либо точно указав время (в часах), которое потребуется сотрудникам для уборки, либо назначив чуть большую сумму за каждого гостя. Если клиент не может принять решение об аренде сразу, назначьте последний срок, когда это можно сделать, чтобы успеть оформить заказ в прокате.

з) Напитки. Решите, кто обеспечит доставку напитков и кто займется обслуживанием бара: бокалами, льдом, фруктами, смешиванием коктейлей и пр. Здесь возможны следующие схемы:
• Полное комплексное обслуживание бара, при котором поставщик кейтеринг-услуг все обеспечивает сам и сообщает итоговую сумму клиенту. В этом случае вам может потребоваться лицензия на торговлю спиртным.
• Клиент берет на себя ответственность за все напитки, а кейтерье предоставляет услуги бармена. Их оплата производится либо по установленным расценкам, либо путем почасовой оплаты.
• Клиент предоставляет алкогольные напитки, а поставщик обеспечивает безалкогольные. Включите это в письмо-подтверждение. Четко обозначьте, кто за что отвечает, включая бокалы, лед, стол или бар.

и) Прочее. Обсудите выбор цветов, торт, музыку, знаки отличия участников церемонии (например, свадебные ленточки. — Прим. пер.), украшения для обеденных и сервировочных столов.

к) Контактное лицо/Посредник. Готовясь к обслуживанию некоторых мероприятий, особенно свадеб и прочих торжеств, попросите клиента назначить контактное лицо. Клиент, будь то жених, невеста, один из родителей или просто хозяин торжества, будет слишком загружен, чтобы следить за всем во время мероприятия. Поэтому следует оговорить, кто будет посредником: обычно это близкий друг или родственник, который находится в курсе событий, может быстро отвечать на вопросы и принимать решения. Вопросы могут быть следующего характера: где находится мусорное ведро? Приступать ли к разрезанию торта или подождать еще полчаса? Не пора ли прекратить подавать спиртное, поскольку некоторые гости уже основательно захмелели? Как поступить с оставшейся едой?
Задержки с началом индивидуальных вечеринок — дело обычное. Корпоративные мероприятия должны начинаться вовремя.
На свадьбах лучше поддерживать контакт не с новобрачными или их родителями, а с доверенным лицом.

ПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ЗАДАТКА
Как поступать с задатком или предоплатой, если мероприятие не может состояться по уважительной причине? Четкие предписания относительно вашего поведения в таких случаях отсутствуют. Руководствуйтесь своей интуицией или действуйте по обстоятельствам. Если до мероприятия еще далеко и вы не зарезервировали дату, отказав другим клиентам, то разумнее всего полностью вернуть задаток. Если до мероприятия остается около месяца, лучше всего обсудить этот вопрос с клиентом лично. Когда клиент звонит вам, чтобы отменить мероприятие, до которого осталось меньше месяца, и вы не знаете, как поступить, не отвечайте сразу. Скажите, что вам нужно вначале узнать у менеджера по кухне (независимо от того, есть у вас таковой или нет), что уже заказано для мероприятия, сколько денег и времени вложено в его подготовку, какие обязательства уже возникли перед субподрядчиками и персоналом. Этот ход даст вам возможность вычислить сумму на покрытие произведенных расходов. Остаток верните клиенту. Для вас выгоднее проявить честность, поскольку своим поступком вы сохраняете для клиента возможность обратиться к вам в будущем.

Если вы совершили ошибку, не потребовав у клиента предоплаты, у вас есть все шансы не получить от клиента денег на возмещение расходов, понесенных по случаю мероприятия. Этот промах станет для вас дорогостоящим уроком, который научит в будущем требовать задаток у всех клиентов без исключения.

Некоторые поставщики кейтеринг-услуг признают еще один вид возмещения, который можно назвать «компенсацией за моральный ущерб». Она выплачивается по инициативе поставщика. Если какое-то блюдо закончилось в разгар мероприятия или официант уронил на пол целый поднос с едой, вы должны принести клиенту свои извинения. Предложите скорректировать окончательный счет, чтобы компенсировать свою оплошность. Такое иногда случается и может обойтись вам недешево. Сумма, которая может утешить клиента, должна быть достаточно велика, поэтому по возможности избегайте таких случаев.

Иногда компенсация за моральный ущерб не является добровольной и вообще не подпадает под определение возмещения как такового. Если клиент обнаруживает какие-то недочеты в мероприятии, он может заявить, что не будет оплачивать счет полностью. В этом случае вариантов для вас немного. Если вы считаете, что сумма неуплаты неоправданно высока, можно попытаться обсудить проблему с клиентом или даже обратиться в суд, если нет другого выхода.


Пример 7
КОНТРАКТ И БЛАНКИ ЗАКАЗОВ

КОНТРАКТ НА ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ Dough Catering Co.

КЛИЕНТ:_ ДАТА МЕРОПРИЯТИЯ:_

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ПРИГЛАШЕННЫХ ГОСТЕЙ:
Фирма Dough Catering обязуется обслужить_(количество) гостей. Данная цифра будет принята за основу
при закупке, планировании и приготовлении блюд, причем клиент должен окончательно подтвердить фирме Dough Catering количество приглашенных гостей за пять дней до мероприятия. После окончательного подтверждения количество гостей может изменяться только в сторону повышения. Повышение количества гостей более чем на 10% влечет дополнительные расходы.

ЗАДАТОК И ПЛАТЕЖИ:
Если Вы согласны с нашим коммерческим предложением, просим подписать данное соглашение и прислать нам
один оригинальный экземпляр вместе с задатком к_(дата) для резервирования даты и подтверждения
мероприятия. Залог составляет 50% предполагаемой общей стоимости, включая аренду и прочие затраты.
По завершении мероприятия Вы получите окончательный счет с подробным перечнем всех реальных затрат. Счет подлежит оплате после получения. По истечении 15 дней на неоплаченные счета будут начисляться пени согласно месячной ставке 1,5% (18% согласно годовой процентной ставке).

АННУЛИРОВАНИЕ КОНТРАКТА:
Если Вы аннулируете контракт до_(дата), ваш задаток будет возвращен. Если Вы аннулируете контракт
после вышеуказанной даты, возвращению подлежит 75% суммы задатка или разница между понесенными затратами и суммой задатка, если фактические затраты превысят 25% суммы задатка.

ОБОРУДОВАНИЕ:
По окончании мероприятия производится пересчет серебра, фарфора, столового белья, стекла и других принадлежностей. Стоимость всех недостающих предметов вносится в ваш счет.

НАЛОГИ:
Согласно местному законодательству, на все наименования заказанных блюд и напитков начисляется налог с продаж. Если Вы освобождены от уплаты налогов, вместе с данным контрактом Вы должны прислать нам ваш регистрационный налоговый номер и свидетельство об освобождении от уплаты налогов.
С ПРИЛОЖЕННЫМ КОММЕРЧЕСКИМ ПРЕДЛОЖЕНИЕМ И УСЛОВИЯМИ ДАННОГО КОНТРАКТА СОГЛАСЕН:
Владелец_(Подпись) Клиент_(Подпись)
Dough Catering
Дата_ Дата_


ЗАКАЗ НА ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ Dough Catering

Дата заказа

КЛИЕНТ МЕРОПРИЯТИЕ

Имя: Адрес: Дата: _
Количество гостей: Место проведения:

Телефон: Факс: Время: _
Вид торжества: _
Вид обслуживания:
Электронный адрес:

МЕНЮ/ЦЕНА ПРОЧИЕ УСЛУГИ

Общая цена/Цена на одну персону Напитки: _
Скатерти: _
Салфетки: _
Фарфор, стекло, серебро:
Одноразовая посуда: _
Цветы: _
Прочее: _
Общая:
Цена блюд
и обслуживания нового гостя: (15%): Налог: _
ПЕРСОНАЛ

Доставка: Аренда: Цветы: _
Бар: _
Прочее: НЕОБХОДИМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

ПРИМЕЧАНИЯ

? Задаток получен Дата:_ Сумма: ? Счет отправлен Дата:_ ? Счет оплачен Дата:_

Все статьи

  • Основы кейтеринга
  • Кейтеринг: быстро, вкусно и качественно!
  • Чем удобен выездной ресторан?
  • Особенности организации летнего кейтеринга
  • Выездные фуршеты
  • Кейтеринг для деловых мероприятий
  • Выездной банкет
  • Как выбрать поставщика доставки обедов
  • Кейтеринг. Что это значит сегодня?
  • Настоящее и будущее кейтеринга
  • Книга успешный выездной ресторанный бизнес