Успешный выездной ресторанный бизнес

ОДНОЙ ПЛИТЫ МАЛО

ПЛАНИРОВАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
Вся инфраструктура кейтеринг-бизнеса, включая маркетинг и сбыт, служит единственной цели — успешному проведению мероприятия. Клиент и кейтерье должны быть удовлетворены, все остальное не имеет значения.
При планировании мероприятия совместно с клиентом возникает проблема, кто отвечает за еду. Бывают случаи, когда клиент предлагает, чтобы еду частично готовили вы, а частично — другие лица. Чаще всего подобные ситуации возникают в низко- или среднебюджетном секторе, особенно при обслуживании свадеб, и для поставщика кейтеринг-услуг это всегда головная боль. Существуют две причины, по которым клиент предлагает подобные варианты:
а) чтобы снизить стоимость ваших услуг, раз вы предоставляете только часть блюд;
б) любимая тетушка Мейбл собирается преподнести свадебный подарок жениху и невесте в виде сладких соусов, которые она замечательно готовит.

В этих случаях всегда следует вежливо, но твердо говорить «нет». Объясните клиенту, почему этот вариант неприемлем. Одной из причин является ваша юридическая ответственность. Вы целиком и полностью отвечаете за обеспечение блюд, но если часть еды готовят посторонние лица, вы не можете контролировать ситуацию в полном объеме. Это также запрещено условиями вашего страхового полиса. Не менее важная причина — качество и оформление. Не исключено, что тетушка Мейбл готовит свои знаменитые соусы из готовых смесей с добавлением сметаны. Насколько известно гостям, вся еда на столе будет предоставлена поставщиком кейтеринг-услуг. Вы не можете допустить, чтобы непрофессионально приготовленные блюда соседствовали на столе с вашей высококачественной едой. Это вопрос вашей репутации, поэтому никаких компромиссов быть не может.

Как только клиент, внеся задаток, зарезервировал дату, заботой кейтерингового оператора становится успешное проведение мероприятия. Правда, еще возможны изменения в меню, количестве гостей, а также предметов, которые необходимо взять напрокат, но в целом это мелкие проблемы, которые можно легко уладить. С этого момента успех зависит от вашей способности спланировать и организовать мероприятие.

Ни один из трех этапов — планирование, организация и проведение — не представляет сложности для опытного поставщика. Предпосылкой успеха являются заблаговременное планирование и организация. Без них мероприятие вряд ли будет успешным. Однако если вопреки тщательному планированию и организации что-то получилось не совсем удачно, клиент останется недоволен. Поэтому все три этапа одинаково важны.

Если производятся одновременное планирование и организация нескольких торжеств, особенно сложных и крупных, возникают дополнительные трудности. Небольшие мероприятия особых проблем не вызывают. Фактически на планирование и организацию нескольких небольших мероприятий уходит меньше времени, чем на подготовку каждого в отдельности.

Изменения количества гостей — дело обычное. В моей практике был случай, когда клиентка позвонила утром за несколько часов до начала рождественского обеда и попросила приготовить еще одну индейку.

ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Насколько заблаговременно следует начинать планировать мероприятие, зависит от вас, от вида мероприятия и от категории кейтеринг-обслужи-вания. Опыт придет с практикой, и со временем вы сможете установить оптимально удобный для вас режим. Но на начальных этапах, пока вы чувствуете себя не очень уверенно, начинайте подготовку задолго до планируемой даты, чтобы избежать суматохи в день торжества.

Если вам требуются особые ингредиенты или что-то необходимо заказать заранее, начинайте заниматься поисками и заказом не позднее чем за две недели до мероприятия. Всегда существует проблема с точным количеством приглашенных, эта цифра может измениться даже за неделю до мероприятия, от этого никуда не деться. Чтобы обезопасить себя, заказывайте продуктов немного больше. Это не очень дорого, но с таким запасом вы будете чувствовать себя спокойнее, даже если это отразится на чистой прибыли. В конце мероприятия отдайте излишек еды хозяину, если он захочет. Добрые отношения с клиентами оправдывают дополнительные расходы. (В главе 12 будет сказано о хранении оставшихся блюд; в главе 14 речь пойдет об испорченной еде.)

Если вы планируете несколько мероприятий, близких по времени проведения, выгоднее устроить так, чтобы меню были аналогичными или, по крайней мере, совпадали по некоторым пунктам. Если вы или ваш агент по продажам проведете работу с клиентами успешно, вам удастся добиться идентичности меню.

Планируйте меню, исходя из наличия ингредиентов, обладающих в данный сезон наилучшим качеством при наименьшей стоимости, или включайте в меню компоненты, которые заказали в избытке неделей раньше, поскольку представился случай купить их по низкой цене. Используйте эти продукты при подготовке к ближайшему корпоративному ланчу. Конечно, при этом не должно страдать качество блюд. Это лишь означает, что вы будете готовить из доступных ингредиентов или воспользуетесь сезонным снижением цен.

Аналогичное меню для двух-трех близких по времени мероприятий значительно сэкономит ваш труд. Некоторые продукты для разных вечеринок можно подготовить к употреблению одновременно, например начинку из шпината для греческих слоеных пирожков. Время можно сэкономить даже в том случае, когда блюда должны быть свежеприготовленными. Например, если в четверг вы подаете на ланч салат из макарон, вы можете подать аналогичный салат на ланч в пятницу, если заодно накануне подготовите компоненты и для него. В четверг утром приготовьте макароны, нарежьте, сделайте бланшировку овощей для салатов и разделите их на две порции. Ингредиенты, предназначенные для салата, который будет подаваться в пятницу, поместите в холодильник. (Не забудьте добавить в макароны растительное масло и хорошенько встряхнуть, чтобы они не слиплись.) В пятницу утром добавьте к ним соус, перемешайте, и салат готов.

За сколько дней вы начнете готовить — решать опять-таки вам.

заблаговременный осмотр места
Следует ли планировать посещение места торжества накануне? Некоторые кейтерье полагают, что это необходимо делать всегда, независимо от типа мероприятия. Другие считают подобные визиты напрасной тратой времени. Моя политика в отношении этого вопроса определяется видом мероприятия. Если предполагается большое торжество, где будет несколько стоек для обслуживания клиентов, бары и обширное меню, желательно посетить рабочую площадку заранее.

Необходимо изучить следующее:
• где расположена ближайшая дверь, чтобы припарковаться для разгрузки, а также где можно поставить свой грузовик так, чтобы гости не заблокировали ему выезд (они это любят);
• самый короткий и легкий маршрут для переноса грузов из машины к месту проведения мероприятия;
помещение кухни, а если таковое отсутствует — месторасположение рабочей зоны и помещений для хранения (иногда это просто пустующий рабочий кабинет);
• наличие рабочих столов;
• наличие холодильника, морозильной камеры и духовки (не рассчитывайте на то, что в холодильнике и морозильнике окажется свободное место, если вы не попросите об этом заранее);
• место для установки обеденных столов и барной стойки;
• самый рациональный маршрут передвижения;
• наличие электрических розеток;
• место, где есть вода (если нет кухни);
• место, куда можно выбрасывать мусор.

Если вы собираетесь использовать несколько электроприборов, проверьте электрические розетки на кухне и в зале, где будет проходить торжество. Большинство нагревательных приборов обладает высокой мощностью, и старые сети не в состоянии обеспечить их достаточным количеством тока. Если электрическая цепь будет перегружена, произойдет короткое замыкание, которое в условиях нехватки времени вырастет в настоящую проблему. Вам придется искать хозяина или электромонтера, на это уйдет не меньше 10-15 минут. Ситуация усугубляется, если торжество происходит субботним вечером, когда все специалисты по ремонту отдыхают. Единственный выход — привозить с собой сетевой фильтр с кнопкой автоматического отключения при перегрузке. Если проводка не выдерживает нагрузку, выключатель срабатывает автоматически. Прежде чем вернуть кнопку выключателя в исходное положение, переставьте один из электроприборов в другое место или включайте приборы по одному. Берите с собой это устройство на все мероприятия.

Мы получили хороший урок на будущее, когда обслуживали семинар для судей и адвокатов субботним утром в старом здании суда. Все здание было полностью реконструировано и модернизировано, за исключением проводки — ее менять не стали. У нас было всего две кофеварки и электрический чайник. Электрическую розетку найти было трудно, кроме того старая проводка не подходила для современных электрических приборов. Нам пришлось протянуть удлинитель от розетки в ванной. Эта единственная розетка, расположенная недалеко от фуршетного стола, была рассчитана на мощность электрической бритвы. Как только мы включили одну из кофеварок и чайник, цепь перегорела.

Мы перенесли оборудование вниз и осторожно подключили оба прибора к розеткам, расположенным далеко друг от друга, молясь, чтобы они принадлежали к разным цепям. Бог услышал наши молитвы, и вскоре электромонтер восстановил цепь наверху. После этого мы всегда берем собственный сетевой фильтр со встроенным прерывателем цепи.

По чистому совпадению в тот же день мы получили еще один урок. Чтобы попасть в здание суда, мы должны были пройти через металлоис-катель, который сразу же начинал возмущенно реагировать на металлическое оборудование. Охранники, невзирая ни на какие просьбы, не разрешили нам внести в здание ножи. Они были нужны, чтобы нарезать свежеиспеченные ореховые хлебцы. В конце концов, мы были вынуждены отправить человека в свою машину с ножом, разделочной доской и хлебцами, чтобы все-таки довести дело до конца.

Если предполагается простое небольшое мероприятие, предварительного визита на рабочую площадку обычно не требуется. Но если осмотр места проведения мероприятия придаст вам уверенность, его, несомненно, следует провести. Со временем, набравшись опыта, вы научитесь быстро оценивать любую ситуацию и за считанные минуты после прибытия вникать во все детали. Если вы не посетили место проведения мероприятия заранее, запланируйте лишние 20-30 минут на то, чтобы осмотреться и вникнуть в детали.

Иногда клиент сам просит осмотреть рабочую площадку. Если вы считаете, что это излишне, так ему и скажите. Но если человек настаивает и беспокоится, уважьте его просьбу.

СПИСОК ЗАПАСОВ
Первым этапом планирования является составление списка покупок. Если вы лично проводите много времени на своей профессиональной кухне, то наверняка знаете, сколько и каких продуктов осталось. Если вы всегда пополняете запасы по мере их использования, в ваш список войдут только свежие и специальные продукты для конкретного мероприятия. Если вы не занимаетесь приготовлением сами, составьте список вместе с шеф-поваром, чтобы сделать закупки заблаговременно и спокойно.

Профессионально составленный список покупок совсем не похож на тот, который люди обычно берут с собой в супермаркет. Он составлен рационально, чтобы сэкономить время. Разделите лист, к примеру, на четыре колонки: для мясных, молочных продуктов, фруктов и овощей и всего остального. Затем выделите названия продуктов цветом или любым другим способом в соответствии с местом их приобретения. Если хотите, составьте отдельные списки для каждого магазина, в котором собираетесь их закупать. Положив товар в корзину, вычеркивайте его из списка. Прежде чем подойти к кассе, еще раз тщательно просмотрите список, чтобы удостовериться, что ничего не забыли. Список составляется затем, чтобы свести время закупок к минимуму. Конечно, изредка вы будете забывать что-то купить, но, чем более организованным человеком вы являетесь и чем больше порядка на вашей кухне, тем реже будет возникать необходимость в дополнительной поездке в магазин. На покупку пучка петрушки, без которой не обойтись, вы потратите полчаса, и это при условии, что магазин рядом! Старайтесь ничего не забывать, это очень важно.

При подготовке небольшого мероприятия достаточно будет съездить в магазин один раз. Если вы готовитесь к проведению крупного праздника, зачастую приходится совершать, по меньшей мере, две поездки за покупками. Первый выезд делается за несколько дней до мероприятия. В этот раз вы закупаете то, что хорошо хранится: соусы, маринады, кондитерские изделия, концентраты для пунша, начинки для пирогов и пр. Также заранее следует запастись продуктами, требующими размораживания: птица, креветки, некоторые овощи и фрукты, а также соки.
Вторая поездка за продуктами должна состояться накануне или в день проведения мероприятия. Вы будете закупать свежие продукты, которые не могут храниться долго: овощи, фрукты, выпечку, хлеб и молочные продукты.
Если у вас достаточно крупный бизнес и продукты вам доставляют поставщики, хлопот с закупками будет меньше, но они не исчезнут совсем. Планирование производится аналогично. Вы составляете списки продуктов, которые нужно заказать у различных поставщиков. Ваши обязанности сводятся к тому, чтобы следить за поставками.

график работ

Сведите к минимуму подготовку
Теперь, закупив все необходимое, можно составить план: что готовить и когда. Задача планирования заключается в том, чтобы на последнюю минуту осталось как можно меньше операций по приготовлению и при этом была обеспечена максимальная свежесть еды. Задача достаточно сложная, но выполнимая. Если вам удалось направить пожелания клиента в нужное русло, то в меню не будет слишком много блюд, которые следует готовить либо в последнюю минуту, либо на месте проведения торжества. Многие ингредиенты могут быть частично или полностью приготовлены заранее. Некоторые блюда даже лучше готовить заблаговременно.

Со временем вы разработаете собственную систему планирования. А пока можете воспользоваться одним простым, но эффективным методом. Начните со дня мероприятия. Запишите все, что должно быть сделано исключительно в последний день. Затем перечислите операции, которые следует выполнить накануне, и далее день за днем в обратном порядке перечисляйте все, что нужно сделать. Ваша задача — приготовить заранее как можно больше. Загляните в холодильник, морозильник и кладовую и убедитесь, что вам не придется выполнять двойную работу по приготовлению того, что уже имеется.

Когда график будет готов, проверен и еще раз перепроверен, про ставьте напротив каждого пункта ориентировочное время готовки. В итоге вы получите общее количество необходимого времени. Эта цифра поможет также определить, сколько сотрудников вам понадобится в этот день. Добавьте время на уборку, перерывы, звонки по телефону и другие непредвиденные обстоятельства.

Приготовление пищи является одной из многих составляющих процесса подготовки, притом наиболее трудоемкой. Еще один важный компонент — оформление. Вам придется подумать о том, как оформить блюдо, как должен выглядеть стол, что еще следует приобрести для реализации общей концепции.

Если мероприятие простое, со скромным бюджетом, оформление должно быть соответствующим. На столах и подносах всегда уместны небольшие украшения. Это обойдется недорого, но бутоны из редиса, нежные листочки сельдерея, мелко нарезанный зеленый лук, даже кружочки лимона и несколько цветов могут стать эффектным дополнительным штрихом. В любом случае вы должны заранее планировать элементы декора и вносить их в список покупок.

Не забудьте предусмотреть время на сборы необходимого кухонного оборудования. Для этого вам понадобится отдельная памятка (см. пример 8). Иначе вы рискуете упустить из виду что-то важное.

Сколько бы времени вы ни предусмотрели на непредвиденные обстоятельства, его всегда не хватает.
Научитесь делать из овощей и фруктов несколько простых, но эффектных украшений для стола.

Пример 8
СПИСОК НЕОБХОДИМОГО ОБОРУДОВАНИЯ

ЛАНЧ

? Скатерти, салфетки.
? Тарелки, чашки, бокалы.
? Столовые приборы.
? Сервировочные блюда, кастрюли для подогрева.
? Сервировочная утварь. Подносы.
? Злектрический чайник (чтобы быстро вскипятить воду для подогревательных кастрюль, чая и пр.).
? Плитки (чтобы сохранить пищу в горячем виде на кухне или на буфетном столе).
? Удлинитель.
? Сетевой фильтр (всегда используйте, если включаете в сеть более одного электроприбора).
? Кувшин для воды.
? Кофейник, графин.
? Лед, ведерко и совочек для льда.
? Прихватки для горячего.
? Поварские халат и колпак.
? Фартуки и куртки для официантов.
? Запасные галстуки-бабочки.
? Консервный нож.
? Штопор, оборудование для бара.
? Разделочная доска, нож для разделки мяса, нож-пилка.
? Дуршлаг, сито, миски.
? Нож для чистки овощей.
? Мерные кружки и ложки.
? Деревянные ложки, венчик для взбивания.
? Свечи, спички, горючее.
? Соль, перец.
? Сахар, сливки, сахарница, сливочник.
? Одноразовые контейнеры и пищевая пленка для оставшейся еды и напитков.
? Мешки для мусора.
? Жидкость и тазик для мытья посуды, тряпка, губка.
? Кухонные полотенца.
? Зонтики для еды (приспособления разных размеров для накрывания пищи на улице, изготовленные из прозрачной ткани; их можно приобрести в магазинах товаров из Азии).
? Емкость для сервировки баночных напитков.
? Ведро для воды.
? Оцинкованный тазик.
? Одноразовые бокалы для вина (для вручения их гостям взамен своих бокалов, чтобы спокойно уехать домой, не дожидаясь ухода задержавшихся гостей).
? Счет-фактура.
? Визитки, меню.
? Профессиональный набор кейтерье.

Хорошо также иметь профессиональный набор предметов и оборудования, которые могут оказаться полезными на любом мероприятии. Берите его с собой на каждый выезд, подобно тому, как, отправляясь в плавание на лодке, вы берете спасательный жилет. Вот перечень того, что находится в моем наборе:
• дополнительные экземпляры меню, визитки, визитница для установки на фуршетном столе, одноразовые тарелки, контейнеры для оставшейся еды, прихватки для горячего, удлинитель,
• сетевой фильтр с автоматическим выключателем цепи (чтобы не вывести из строя цепь, питающую электричеством кухонные розетки),
• разделочная доска,
• поварской нож, кривой нож, нож-пилка, солонка и перечница, посудное полотенце, тряпки,
• рулон пищевой пленки или алюминиевой фольги, резиновая лопаточка для удаления остатков пищи с тарелок, спички, штопор,
• приспособление для открывания бутылок с шампанским (трудно быстро открыть несколько десятков бутылок вручную),
• пробка для шампанского,
• термометр для духовки,
• резиновые ленты, веревка,
• рулетка, кнопки, бечевка,
• карманный таймер,
• маленький калькулятор (на случай, если потребуется скорректировать счет),
• схема разрезания торта.

Примечание. Если предстоит подавать на стол торт, воспользуйтесь специальной схемой для его разрезания. Торты можно нарезать различными способами, чтобы, во-первых, получились красивые одинаковые куски, а во-вторых, чтобы торт в дальнейшем не развалился. В приложении 1 вы найдете несколько вариантов разрезания тортов. Узнайте заранее, какую форму имеет заказанный торт, и затем выберите подходяшую схему.

Распределите обязанности персонала
Следующий этап — планирование работы вашего персонала. Маленькие мероприятия, например завтрак «а-ля фуршет» на 20 персон, вы можете обслужить самостоятельно или поручить одному из сотрудников. В случае крупного мероприятия вам придется рассчитать необходимое коли-' чество сотрудников и предупредить их за несколько недель до торжества, особенно если оно проводится в традиционный сезон праздников. При-I гласите поваров и кухонных рабочих, официантов и уборщиков, барменов и их помощников.

На крупном мероприятии или нескольких небольших мероприятиях, проходящих одновременно, вам может потребоваться помощь менедже-I ра по кухне. Этот человек должен обладать достаточными знаниями и опытом, чтобы руководить кухонным производством. В загруженный/праздничный сезон без менеджера по кухне не обойтись. Вам также может понадобиться бригада уборщиков для наведения порядка после мероприятия или на следующий день.

Важные детали
Зарезервируйте все необходимое в фирме проката как можно раньше. Заблаговременно позаботьтесь о приглашении флористов, музыкантов, специалистов по изготовлению скульптур изо льда, об аренде лимузинов и о договоренности с другими субподрядчиками.

Еще одна важная деталь, которую не следует упускать из виду, — точный адрес клиента, особенно если вы и организатор мероприятия недостаточно знаете местность. Вы не можете позволить себе тратить драгоценное время на поиски нужного дома. Напишите адрес с точной схемой проезда для всех сотрудников, включая тех, которые будут добираться своим ходом.

В этом случае незаменимую услугу окажут сотовые телефоны. С их помощью вы сможете связаться с теми сотрудниками, которые добираются до места проведения мероприятия самостоятельно, и поддерживать связь с другими машинами.

Наконец, подготовьте счет-фактуру, чтобы взять его с собой на мероприятие. Подготовьте папку или портфель со всеми необходимыми бумагами: счетом, записями относительно мероприятия, планом работы и обязанностями персонала, а также телефонными номерами сотрудников, фирм проката, субподрядчиков и всех остальных задействованных лиц. И еще один важный момент: возьмите с собой некоторую сумму наличных денег на случай экстренных покупок. Будет весьма досадно, если вам вдруг понадобится еще одна бутылка водки, а наличных денег ни у кого не окажется.

ТРАНСПОРТИРОВКА
Ваши тщательно приготовленные блюда, сверкающий фарфор и стекло, начищенные серебро и медь должны прибыть на место проведения торжества в том же идеальном виде, в котором были перед выездом. Чтобы выполнить эту задачу, также требуются планирование, хорошо поставленная система транспортировки и богатый опыт. Большинство катастроф с едой происходит при транспортировке. Именно этот этап таит наибольшую опасность для еды и оборудования.

Для успешной транспортировки оборудования используйте коробки и ящики. При упаковке соблюдайте систему: оборудование для сервировки укладывайте отдельно от тарелок и столовых приборов; кухонное оборудование — отдельно от посуды для приготовления; украшения для блюд и столов — вместе и т.д. Упакуйте как можно больше необходимых вещей и оборудования накануне выезда.

Когда приходится перевозить заготовки или частично приготовленные продукты, опасность повреждения значительно снижается. Но для многих мероприятий, особенно деловых приемов, когда отсутствуют кухонные помещения, еда перевозится в готовом виде. Следите за дорогой — резкое торможение или неожиданный изгиб шоссе могут сдвинуть блюда с места и повредить.

Часть продуктов легко поддается транспортировке при условии, что они тщательно закреплены и хорошо упакованы: фрукты, овощи, хлеб, выпечка, содержимое кастрюль с подогревом и пр. Другие перевозить сложнее: например, фаршированные блюда (яйца и прочее); еду на лотках сервировочных столиков из-за неустойчивости последних; большие композиции из фруктов и овощей. Существует два варианта их транспортировки: начать готовить их на своей кухне и закончить на месте или приготовить их полностью и найти остроумный способ доставки на место в целости и сохранности.

Часто первый вариант является более выгодным, если, конечно, у вас есть время и возможность довести продукты до нужной кондиции на месте проведения мероприятия. Если на заключительную операцию по приготовлению требуется 20 минут, вам необходимо прибыть на место на 20 минут раньше, однако в течение тех же 20 минут остальные блюда будут не в самых благоприятных условиях «томиться» в ожидании подачи. Следует предусмотреть возможность охлаждения или подогрева еды на месте, количество помощников, а также безопасность транспортировки для готовых блюд.

Например, фаршированные томаты «черри» трудно уложить так, чтобы они не катались в дороге. Один из способов обеспечить им неподвижность — это уложить их на слой нашинкованной петрушки. Даже если томаты сдвинутся с места, они останутся невредимыми. Можно также вынуть из томатов мякоть и уложить их в специальный контейнер, а начинку поместить в шприц-тюбик. По прибытии на место томаты укладывают на сервировочное блюдо, заполняют начинкой, и в считанные минуты блюдо готово к подаче на стол. Причем даже не нужно фаршировать сразу все томаты, для начала можно обойтись одной партией. Чуть позже, когда спадет начальная организационная суета, вы или кто-то из помощников в свободное время нафаршируете оставшиеся.

Жидкости перевозить легко. Следует лишь убедиться, что емкости герметично закупорены. Соусы, соки или жидкость, входящая в состав готового блюда, представляют более серьезную проблему. Если блюдо находится в кастрюле для подогрева, жидкость может вылиться, так как эти емкости невозможно плотно закрыть. Можно для надежности накрыть их алюминиевой фольгой, но добиться полной герметичности не дастся, поэтому возможны небольшие протечки. Еще один вариант — ить перед дорогой основную часть жидкости (или вычерпать соусной ложкой) в плотно закрывающийся контейнер и по приезде на место влить обратно. Это подходит для готовых блюд. Если вы собираетесь товить еду на месте, жидкость следует добавлять в процессе приготовления.