Свежее аппетитное решение! Бизнес-ланч всего за 250 рублей, включая доставку!
Вкусный домашний обед на вашем офисном столе! Доставим горячим в любой район!

Успешный выездной ресторанный бизнес

ОФИС -
ДЕЛО СЕРЬЕЗНОЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСНОГО ПОМЕЩЕНИЯ
Пока ваш бизнес будет сравнительно небольшим и вы будете выполнять основную часть работ самостоятельно, вам придется проводить равное количество времени на кухне и в офисе. По мере расширения вам придется посвящать все больше времени офису и все меньше времени проводить на кухне. Однако здесь у вас есть выбор. Если вы терпеть не можете канцелярскую работу, наймите для ее выполнения сотрудника на неполный рабочий день, чтобы иметь возможность дольше находиться на кухне. В любом случае вам необходимо иметь хорошо оборудованный, удобный, презентабельный или даже роскошный офис, который станет зеркалом вашего бизнеса и будет производить впечатление на потенциальных клиентов.

Даже если вы специализируетесь на проведении низкобюджетных масштабных мероприятий на свежем воздухе (типа барбекю), вся обстановка офиса должна свидетельствовать о том, что ваш бизнес крепко стоит на ногах. Нет нужды оборудовать шикарный офис, украшенный стильными композициями из экзотических цветов. У клиента может сложиться ошибочное впечатление о вашей фирме. Он подумает, что заказ на проведение барбекю обойдется ему слишком дорого. Будет вполне достаточно, если вы сами составите небольшой букет или просто расставите несколько отдельных цветков.

Чем выше класс кейтеринг-услуг, оказываемых вашей фирмой, тем солиднее должен выглядеть ваш офис. Но в любом случае интерьер, отмеченный печатью индивидуальности, располагает к себе гораздо быстрее, чем строгое казенное помещение наподобие кабинета управляющего банком. Необходимо, чтобы у клиента сразу сложилось благоприятное впечатление о вас и вашей фирме. Разнообразное меню, фотографии и блюда, предложенные ему для дегустации, помогут это впечатление закрепить.

Вы и ваши гости должны чувствовать себя комфортно. Интерьер обязательно должен подчеркивать тот факт, что офис принадлежит именно поставщику кейтеринг-услуг. Многие кейтерье, если позволяет пространство, ставят в помещении офиса небольшой «дегустационный» столик, за которым могут разместиться два-четыре человека. Здесь ваш клиент может выпить только что сваренного кофе гляссе с булочками и сливовым джемом или отведать вынутые из холодильника лакомства, которые могут войти в меню мероприятия. Ожидая клиента с визитом, не забудьте приготовить что-нибудь свеженькое, хотя бы шоколадное печенье. Желательно, чтобы клиент ощутил аромат свежей выпечки. Он наверняка захочет заказать то же самое для своего мероприятия, поэтому не угощайте клиента блюдами, не соответствующими сезону, или теми, которые вы не любите готовить. Не стоит также предлагать блюда, стоимость которых явно выходит за рамки финансовых возможностей клиента.

Если ваш офис слишком тесен, чтобы разместить в нем отдельный стол для клиентов, поставьте маленький кофейный столик, на который можно поместить красивый поднос с прохладительными напитками. Учтите, что клиент может придти не один, поэтому приготовьте немного больше еды. Если дело происходит летом, поставьте в холодильник четыре-пять бокалов под прохладительные напитки. Для многих людей посещение офиса поставщика кейтеринг-услуг и дегустация блюд являются своего рода развлечением, поэтому в последнюю минуту количество желающих нанести вам визит может увеличиться.

Если ваш офис слишком тесен для большого количества гостей, то по возможности выделите небольшую зону для приема где-нибудь в помещении кухни. Клиенты простят вам отсутствие особой изысканности, понимая, что кухня — это прежде всего рабочее помещение, а не зал для приемов. Тем не менее постарайтесь несколько «оживить» украшениями зону для приема гостей.

Ваш офис должен давать клиенту представление о разновидности вашего бизнеса.

ОСНОВНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ ДЛЯ ОФИСА
В офисе необходимо иметь стол, шкаф для хранения документов и картотек, а также полки для кулинарных книг и предметов декора, например, для вашей коллекции старинных чайников. Желательно, чтобы любая ваша коллекция была тематически связана с кулинарией. Собрание старинных банок для хранения крысиного яда вряд ли вызовет у клиента восторг. Да и реакция санитарного инспектора однозначно будет неодобрительной.

Вам понадобится компьютер для выписывания счетов и набора писем. Письмо с плохо пропечатанными буквами, набранное на допотопной пишущей машинке, не сделает чести вашему бизнесу. Качество печати должно соответствовать уровню фирмы. Если вы собираетесь работать в средне- или высокобюджетном секторе кейтеринга, вам потребуются мощный современный компьютер и высококачественный принтер.

Существуют компании, которые продают программное обеспечение владельцам ресторанов и кейтеринговых фирм. Эти программы предназначены для крупного бизнеса, однако мелкие кейтерье также смогут извлечь из них немало пользы. С помощью специальных программ можно увеличивать и уменьшать рецептуру, подсчитывать количество необходимых ингредиентов, производить учет запасов, определять цены, затраты и прибыль при заданных ценах, осуществлять поиск рецептов и т. д. Безусловно, при этом все рецепты и цены должны быть введены в память компьютера. Любые изменения в рецептуре и стоимости ингредиентов (последняя имеет постоянную тенденцию к росту) также следует вводить в компьютер.

Просмотрите рекламу в журналах для профессиональных поваров и рестораторов, и вы обнаружите объявления о продаже программного обеспечения для ресторанного бизнеса. Стоимость компьютерных программ составляет несколько сотен долларов США. Можно также вступить в кейтеринговую секцию Международной ассоциации профессиональных кулинаров, в этом случае вас просто забросают проспектами и предложениями.

Однако прежде чем использовать компьютер, вы должны научиться быстро и качественно выполнять все операции вручную.

В комплект стандартного офисного оборудования должен входить хороший калькулятор. Также имеет смысл держать калькулятор и на кухне. Вам не обойтись без автоответчика, голосовой почты или службы секретарей-телефонисток, поскольку невозможно весь день проводить у телефонного аппарата, а клиенты должны иметь возможность оставить вам сообщение о последних изменениях в меню или количестве гостей. Сегодня любой офис использует факс и электронную почту. Это помогает мгновенно отправить меню или коммерческое предложение клиентам. Некоторые из них просят отправлять им информацию по факсу, даже если предполагаемое мероприятие планируется за несколько месяцев. В наше время каждая уважающая себя фирма имеет современные средства связи, позволяющие мгновенно передавать и получать информацию.

Желательно также подключиться к мобильной связи. Кейтерье все чаще оборудуют свои транспортные средства автомобильными телефонами. Это вызывает дополнительные расходы, однако иметь такой телефон очень удобно. Во-первых, вы постоянно находитесь на связи, а во-вторых, не привязаны к офису. Если вы направляетесь на мероприятие, автомобильный телефон пригодится для поддержания связи с персоналом, иногда с кухней или даже с клиентом, если вы не можете разыскать его дом или слегка задерживаетесь. Но решение приобретать или не приобретать телефон в машину опять же остается за вами. Исходите из разме: ра вашего бюджета, предназначенного для закупки оборудования, а также текущих цен на телефонное оборудование.

По мере расширения бизнеса затраты на сотовый телефон становятся более оправданны, поскольку вы постоянно на связи с клиентами и сотрудниками.

БУХГАЛТЕРИЯ И УЧЕТНЫЕ ЗАПИСИ

Существует множество разнообразных обязательных работ в офисе, связанных с ведением бизнеса, причем необходимость выполнения некоторых из них диктуется законом. Секрет успешного ведения делопроизводства строится на двух принципах:
а) Тщательно и аккуратно записывать все, что имеет отношение к вашему бизнесу.
б) Регулярно и своевременно вносить новые записи и финансовые документы в бухгалтерские книги и файлы.
Если вы не будете соблюдать эти принципы, призрак канцелярской работы будет постоянно витать, подобно черной зловещей туче, над вашей головой. С другой стороны, если аккуратно и вовремя вносить записи, то ваш труд будет значительно облегчен. Достаточно буквально нескольких минут в день на выполнение большей части таких работ. Вам придется дополнительно потрудиться один раз в месяц, чтобы подвести итоги, подсчитать часы работы сотрудников, составить ведомости на зарплату и т.д. Помимо этого раз в год необходимо несколько часов посвятить подведению итогов за год, подсчету налогов, составлению отчета о заработках персонала и т.д., даже если у вас есть бухгалтер, который возьмет на себя львиную долю работы по составлению отчета.

Независимо от степени занятости вы должны постоянно делать записи и регулярно пополнять их свежими данными. Даже если вам приходится тратить много сил на подготовку к мероприятиям, старайтесь по возможности выполнять и канцелярскую работу. Оставляйте в своем распорядке дня немного времени на бухгалтерию или просто возьмите себе за правило каждый день выполнять необходимые операции по делопроизводству. Перекладывая выполнение канцелярской работы на другого человека, следите за тем, чтобы предоставляемые вами данные были четкими и своевременными. Ваш сотрудник сможет вести учет хорошо настолько, насколько ему позволят документы и сведения, предоставленные вами. Если в ваших записях отсутствует порядок, труд бухгалтера будет обходиться вам слишком дорого.

В преддверии первых расходов на нужды фирмы откройте специальный отдельный счет, деньги с которого снимаются по чекам. Никогда не кладите деньги, предназначенные для бизнеса, на свой личный счет. Выберите для бизнеса такой тип счета, который лучше всего отвечает вашим потребностям. Одни мелкие предприниматели предпочитают самую простую систему личного счета, другие выбирают более сложную форму, где требуются копии чеков и сводная ведомость.

Бухгалтеры говорят, что если вам приходится обрабатывать более 30-40 счетов в месяц, то лучше всего использовать компьютерные программы бухгалтерского учета.

Нравится вам это или нет, но канцелярская работа до сих пор является необходимым компонентом любого бизнеса.

Учет расходов
Учет расходов должен подкрепляться квитанциями об оплате или, по крайней мере, оплаченными чеками. Даже если у вас очень маленькая фирма, лучше вести записи в обычной бухгалтерской книге, страницы которой разделены на 10, 12 или 14 колонок. В результате вы будете автоматически получать столбики цифр, необходимых для определения годовых налогов.

Вы можете разбить расходы на любые категории, но желательно объединять их в группы для удобства вычисления налогов. Если у вас есть бухгалтер, умеющий рассчитывать налоги, обратитесь к нему, он подскажет, какие категории расходов следует выделить. Например, такие:
а) продукты и запасы,
б) офисные расходы,
в) страховка,
г) реклама,
д) аренда,
е) коммунальные расходы,
ж) ремонт,
з) приобретение оборудования,
и) транспортные средства,
к) прокат, цветы, субподрядчики, прочие расходы,
л) жалованье сотрудникам,
м) итого.

Ведите учет раздельно, по месяцам. В каждой записи должны быть обозначены дата и место покупки, и если вы приобрели что-то необычное, то указывайте название товара. Вести такой учет легко. Лучше, если вы не будете поручать это бухгалтеру, а будете вести учет сами. В некоторых случаях при проверках отчетности допускается отсутствие чека на товар, при условии, что такие инциденты происходят редко, получение чека затруднительно и товар недорогой. Это касается, например, закупок продуктов на местном фермерском рынке. Просто запишите на листке бумаги дату и приблизительную общую стоимость зелени, овощей и фруктов, поставьте подпись и вложите этот список в папку, где хранятся все чеки.

Учет рабочего времени сотрудников
Учет рабочего времени сотрудников ведется в отдельной книге на карточках табельного учета. Когда подойдет время выдачи зарплаты, умножьте сумму, составляющую почасовую оплату каждого сотрудника, на количество отработанных им часов и сделайте отметку в карточке о выдаче соответствующей суммы.

Мероприятия и договоренности
Записывайте все. Никогда не полагайтесь на свою память. Если вы забудете записать стоимость закупленного товара или количество часов, отработанных вашим шеф-поваром за день, это может привести к легкой путанице или к дебатам с сотрудником. Но если вы забудете отметить в рабочем календаре дату мероприятия, последствия могут быть катастрофическими. После поступления заказа на обслуживание мероприятия сразу же сделайте отметку в рабочем календаре! Отметьте также сумму задатка, полученного от клиента. Если вы забудете это сделать, последствия также могут быть весьма неприятными.

Информация о клиенте и мероприятии
Как только вы встретитесь с клиентом, заведите отдельную папку, в которой будут находиться сведения о нем и о предстоящем мероприятии. Неважно, какой системой хранения информации вы будете пользоваться, главное, чтобы записи были последовательными и разборчивыми. Данные о клиенте и мероприятии можно вносить в отдельную папку или просто записывать на обычном листе бумаги. Следует записать дату первой встречи с клиентом, его имя, адрес, номер телефона (желательно домашний и рабочий), а также дату предполагаемого торжества и количество ожидаемых гостей. Внесите записи обо всех известных вам деталях мероприятия, включая диапазон цен. В дальнейшем в ту же папку или на тот же лист бумаги следует вносить данные обо всех контактах с клиентом, особенно все новые детали, относящиеся к мероприятию.

При планировании банкетов важна каждая мелочь, поэтому ваши записи должны быть подробными. Храните информацию в определенном порядке. Данные о мероприятиях, за которые уже внесен задаток, можно подшивать вместе, по месяцам. Если мероприятий мало, листок с данными можно просто вложить в папку, соответствующую данному месяцу. Если мероприятий много, можно подшивать их по неделям или в алфавитном порядке. Однако следует учитывать, что вы не сможете запомнить имя каждого клиента, поэтому хранение информации в алфавитном порядке допустимо лишь в том случае, если вы используете перекрестные ссылки, предположим, записываете имя клиента в календаре мероприятий. Если вы помните, что торжество должно состояться в мае, просмотрите рабочий календарь, найдите имя клиента и затем ищите соответствующие записи в той папке, где хранится информация о банкетах, запланированных на май. Каким бы способом вы ни пользовались, главное, чтобы это было удобно для вас.
Выставление счетов

Самый простой способ — взять счет с собой и вручить его клиенту в конце мероприятия. Во многих случаях это возможно. Вручите клиенту счет и поблагодарите его за то, что он пригласил для обслуживания торжества именно вашу кейтеринговую фирму. Часто клиент сразу же выдает вам чек на оставшуюся сумму. Это экономит ваше время, поскольку у вас на руках оказывается чек, который можно сразу же внести в банк. Этот способ расчетов является традиционным для частных мероприятий.

Чеки за кейтеринг-обслуживание корпоративных вечеринок должны быть, как правило, представлены к оплате. Эта процедура занимает несколько недель, но если вы привезете счет с собой на мероприятие, вы сэкономите время на доставке чека по почте. В этом случае вы наверняка получите его несколькими днями раньше. Некоторые корпоративные клиенты имеют при себе незаполненные бланки чеков, поэтому для вас выгодно привозить с собой на мероприятие готовый счет.

Однако бывают случаи, когда вы можете составить счет только после проведения мероприятия. В этих обстоятельствах счет клиенту следует высылать по почте. Чем быстрее вы отправите счет, тем скорее он будет оплачен. Для тех клиентов, которые заказывают несколько мероприятий в месяц, можно составлять единый месячный счет. Его следует составлять после того, как станет известна итоговая сумма стоимости каждого мероприятия, проведенного в данном месяце. Лучше всего при планировании мероприятия в целом заранее предусматривать время на составление счетов.

Отчет о мероприятии
По окончании мероприятия следует сделать краткую заключительную запись, состоящую из одной-двух строк. Укажите имя клиента, дату и тип мероприятия, количество гостей, общий доход и размер налога с продаж. Оставьте место для отметки о получении и дате платежа. Также для надежности полезно сделать соответствующую запись в неоплаченном счете, который хранится в папке клиента. Не исключено, что клиент еще не раз обратится к вам, поэтому записывайте все, что может в будущем оказаться полезным для работы: как зовут его родственников или близких друзей, какую еду клиент предпочитает и какую не переносит и т.д.

Записи о прошедших мероприятиях
Когда вы крепко встанете на ноги и превратитесь в опытного кейтерин-гового оператора, вы редко будете заглядывать в записи о мероприятиях, которые вам довелось обслуживать. Тем не менее не исключено, что вам захочется записать какую-то новую информацию, полезную с точки зрения профессионала. Находясь в процессе постоянного обучения (это займет длительное время: я, например, учусь до сих пор), важно извлекать пользу из совершенных ошибок. Записывайте все, что было не предусмотрено, но оказалось важным, особенно если это имеет отношение к еде. Было ли достаточно угощения или его оказалось слишком много? Было ли блюдо, которое закончилось слишком быстро? Удалось ли вам доставить всю еду на мероприятие в целости и сохранности? Было ли в составе меню блюдо, которое особенно понравилось или не понравилось гостям? Запишите также свои замечания относительно работы персонала. Соответствовало ли количество сотрудников объему работы или сотрудников было слишком много? Все ваши наблюдения должны храниться в соответствующих файлах: заметки о работе персонала — в одной папке, о количестве еды — в папке с рецептами.

Звонки и просьбы
К вам будет поступать множество звонков от потенциальных клиентов, которые пока не готовы сделать заказ. На них следует реагировать надлежащим образом, т.е. высылать людям необходимую информацию, достаточно подробно записывать детали на случай следующего звонка. Хранить эти записи следует отдельно. Наилучшим способом хранения этой информации также являются папки, подписанные по месяцам. У некоторых клиентов конкретного мероприятия не намечается, они просто наводят справки. Записи об этих звонках должны находиться в отдельной папке «Общие вопросы». Время от времени заглядывайте в эту папку и связывайтесь по телефону с потенциальными клиентами: возможно, они уже «созрели».

Оплата своих счетов
Своевременная оплата счетов является очень важным условием, особенно на первых порах, когда ваша фирма только начинает развиваться. Это необходимо для создания имиджа надежного бизнесмена и укрепления доверия поставщиков. Это поможет вам избежать множества проблем в будущем. Безусловно, на начальном этапе практически все поставщики будут требовать от вас оплаты заказа сразу после доставки. Никто не станет доверять совершенно новой фирме до тех пор, пока ее финансовое состояние не превратится в стабильное и она не докажет свою жизнеспособность.

Объем ваших заказов будет невелик, а поставщики не очень-то нуждаются в мелком бизнесе. Поэтому фирме важно создать имидж надежного развивающегося бизнеса. Может случиться так, что вам потребуется помощь поставщиков для выполнения неожиданного срочного заказа или поставщику придется оставить заказанный товар у черного хода, если на вашей кухне никого нет, и положиться на то, что вы пришлете ему чек по почте. Ваши поставщики будут любить вас так же, как вы любите клиентов, которые приносят с собой на мероприятие чековые книжки, чтобы расплатиться. Пока ваш бизнес небольшой, вы зависите от них больше, чем они от вас.

Коммунальные и прочие счета следует также оплачивать без промедления. Единственным доказательством вашей надежности в глазах любого из поставщиков является аккуратность в оплате.

ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОТЧЕТ
Один раз в месяц полезно сводить все записи, чтобы понять, как идет бизнес. Конечно, у вас будет некоторое представление о том, как идут дела, но иногда цифры дают совершенно неожиданный результат. Порой это приятный сюрприз, порой — не очень. Вам необходимо установить, в правильное ли русло направлен ваш денежный поток, и в случае обнаружения ошибки срочно ее устранить. Ответ на этот вопрос вы можете найти в книгах учета, и если вы не сводите хотя бы раз в месяц записи, то не будете иметь представления о реальной ситуации. К тому же, если бизнес идет лучше, чем ожидалось, вы можете себе позволить подкорректировать цены на будущие заказы, а также отказаться от проведения мероприятий с минимальной прибылью. Это важно!

В конце каждого месяца суммируйте общие расходы по категориям, проверяя, нет ли в них неоправданных финансовых утечек, а также суммируйте все ваши доходы. Вычтите налог с продаж и прочие, не относящиеся к вашему бизнесу, расходы, сравните сумму общего дохода и общих расходов, и вы получите в результате приблизительную итоговую цифру, отражающую состояние дел в вашем бизнесе на данный месяц. Эта цифра будет неточной, поскольку при подсчетах не будут учитываться изменения в материальных запасах, но для мелкой фирмы это не столь несущественно. Если вы постоянно обновляете записи, то ежемесячная процедура сведения счетов потребует от вас минимальных усилий.

ВЫПЛАТЫ СОТРУДНИКАМ
Выплату денег сотрудникам можно организовать несколькими способами. Внештатные сотрудники, как правило, хотят получить деньги как можно быстрее, зачастую сразу по окончании мероприятия. Если этот работник привлекается редко, от случая к случаю, проблема решается легко. Если человек работает чаще, желательно выплачивать деньги раз в неделю, либо раз в две недели, либо раз в месяц. Условия оплаты труда должны удовлетворять сотрудников, тогда у вас будет возможность приглашать их в дальнейшем.

Даже если вы не самый приятный босс, решающим аргументом для ваших помощников является быстрое получение денег. Человек многое стерпит, если он знает, что чеки с зарплатой выдаются регулярно и своевременно. Не допускайте, чтобы люди в вас разочаровались. Укрепляйте репутацию надежного работодателя в их глазах так же тщательно, как заботитесь о поддержании имиджа надежного бизнесмена в глазах поставщиков. Если люди будут знать, что могут рассчитывать на своевременную оплату труда, то они не подведут вас в ситуации со срочным заказом и охотно согласятся поработать.

Помимо регулярных работ по ведению учета и составлению платежных ведомостей периодически возникает необходимость решать вопросы правового характера. Подробно о них говорится в главе 16. Сюда относятся предоставление отчетов, продление лицензий, заполнение налоговых деклараций. Фактор своевременности также играет здесь важнейшую роль. Если дело касается оплаты, то квитанции нередко присылаются за несколько месяцев. Это как раз тот случай, когда спешить не стоит. Если за просроченный платеж взимаются пени, отметьте в вашем календаре крайний срок, когда можно оплатить квитанцию без неприятных последствий. Если вы не привыкли полагаться на календарь, разработайте свою систему, которая поможет помнить эти даты.
Никогда не задерживайте зарплату сотрудникам.

годовой отчет
Раз в год суммируйте итоговые цифры ежемесячных отчетов, чтобы подсчитать среднегодовой результат работы. Если вы составляли отчеты каждый месяц, это будет нетрудно, и вы легко сможете оценить прогресс в своем бизнесе. Процедура составления годового отчета аналогична процедуре составления ежемесячного, только в этом случае вам придется иметь дело с 12 группами цифр.

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ
Когда у вас появится свой бизнес, составлять ежегодную налоговую декларацию станет сложнее. Большинство мелких предпринимателей считают, что для выполнения этой работы лучше нанять профессионального бухгалтера, знакомого с системой налогообложения мелкого бизнеса. Законы налогообложения из года в год меняются, и вы вряд ли сможете уследить за всеми переменами самостоятельно. Кроме того, хороший бухгалтер сможет порекомендовать правильную комбинацию законных вычетов (льгот) и варианты амортизации оборудования, чтобы вам пришлось уплатить минимальный налог на прибыль. Если вы плохо знакомы с системой налогообложения мелкого бизнеса, затраты на оплату труда бухгалтера будут в высшей степени оправданны. Предоставьте бухгалтеру четкие аккуратные записи, чтобы сэкономить на оплате его труда. Помните, что неполные записи ваших расходов приведут к снижению размера вычетов (льгот), в результате чего вам придется платить более высокие налоги. А если вы забудете сделать записи о каком-то из мероприятий, у вас могут возникнуть проблемы при аудиторской проверке.

Все статьи

  • Основы кейтеринга
  • Кейтеринг: быстро, вкусно и качественно!
  • Чем удобен выездной ресторан?
  • Особенности организации летнего кейтеринга
  • Выездные фуршеты
  • Кейтеринг для деловых мероприятий
  • Выездной банкет
  • Как выбрать поставщика доставки обедов
  • Кейтеринг. Что это значит сегодня?
  • Настоящее и будущее кейтеринга
  • Книга успешный выездной ресторанный бизнес